Pierwszym krokiem przed organizacją konferencji i szkolenia powinno być znalezienie wolnych terminów na wynajem sali konferencyjnej. Należy zarezerwować salę konferencyjną, aby nie być późnej niekorzystnie zaskoczonym gdy dowiemy się, że pożądany przez nas termin jest zajęty. Organizacja konferencji ¹ bardzo często przyciąga sponsorów. Trzeba z przykrością stwierdzić, że bardzo nieliczni organizatorzy zdają sobie w ogóle z tego sprawę. zbierając w sali konferencyjnej 50 czy 500 osób można założyć, że wiele firm np. towarzystw ubezpieczeniowych będzie chciało zaistnieć ze swoją ofertą. Sponsorzy niechętnie dają jakieś sumy pieniędzy na organizację, ale organizują np. poczęstunek i materiały reklamowe dla wszystkich uczestników. Organizatorzy tego rodzaju imprez muszą wiedzieć, że podstawą sukcesu jest odpowiednia reklama konferencji. Konferencja musi mieć duży rozgłos. Jednym z doskonałych sposobów na reklamowanie konferencji czy szkolenia jest zaangażowanie do tego projektu władz powiatowych. Za pomocą tego można uzyskać takie korzyści jak wspaniałe obiekty, czy ukazanie się reklamy konferencji w specjalnych materiałach promujących daną miejscowość. W dzisiejszych czasach każda większa konferencja powinna posiadać własną stronę internetową. Ceny zrobienia i utrzymania takiej dedykowanej strony są niewielkie i można cały projekt domknąć budżetem 1000 PLN. Taka forma promocji umożliwi pobranie informacji o imprezie specjalnym portalom tematycznym. Organizacja konferencji to również konieczność zapewniania czasu wolnego dla jej uczestników. W tym temacie sprawdzają się np. atrakcje turystyczne regionu w którym odbywa się impreza. wspaniały pomysł} pod warunkiem, że impreza odbywa się poza miejscem zamieszkania większości jej uczestników.